Деловое письмо

Запорожцы пишут письмо турецкому султану (И. И. Репин, 1891)

← другие значения

Письмо служебное или официальное — это распространённый вид документации, одно из средств обмена информацией.

Официальные письма относятся к основным средствам установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами и заведениями.

Виды официальной переписки

1. Дипломатическая — официальная переписка межгосударственных учреждений или иностранных представительств в дипломатической практике.
2. Административная — официальная переписка между органами управления (органы власти, руководящие органы) и исполнителями (учреждения, предприятия, организации), а также их структурными подразделениями.
3. Деловая (коммерческая) — переписка полуофициального характера между фирмами, учреждениями и т. п.

Классификация писем

Все деловые письма по функциональным признакам делятся на две группы:

1. письма, требующие ответа. К ним относятся:

• письма-прошения;
• письма-обращения;
• письма-предложения;
• письма-запросы;
• письма-требования.

1. письма, не требующие ответа. Сюда относятся:

• письма-предупреждения;
• письма-напоминания;
• письма-подтверждения;
• письма-ответы;
• сопроводительные письма;
• гарантийные письма;
• письма-уведомления (информационные письма);
• письма-распоряжения.

По тематическому признаку деловые письма делят на:

I. Коммерческие — используются при подготовке к заключению коммерческого соглашения, а также во время исполнения условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

1. письмо-ответ — письмо, содержащее сведения, запрошенные ранее;
2. письмо-запрос — письмо, в котором адресант обращается с определённым вопросом к адресату, например, обращения одной стороны к другой о желании заключить соглашение, как правило, без указания условий сделки или уточнить какой-то вопрос при совершении сделки;
3. письмо-информация — содержит информацию о состоянии каких-то дел, которые могут интересовать ту организацию, в которую это письмо отсылается;
4. письмо-предупреждение — письмо, в котором адресат предупреждается о прекращении предыдущей договорённости, в случае невыполнения им своих обязательств;
5. письмо-предложение (оферта) — заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
6. письмо-претензия (рекламация) — претензии к стороне соглашения, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков;
7. письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договорённостей, обязательств и условия, которые будут приняты в случае их неисполнения.

II. Некоммерческие — используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

1. письмо-гарантия — содержит в себе подтверждения определённых обязательств или условий и адресуется отдельной организации или учреждению.
2. информационное письмо (письмо-уведомление) — предусматривает информирование о каких-то событиях или фактах, которые представляют интерес или могут заинтересовать адресата;
3. письмо-подтверждение — содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т. п.;
4. письмо-благодарность — содержит выражение благодарности по какому-либо поводу;
5. письмо-поздравление — содержит поздравления по какому-либо поводу;
6. письмо-приглашение — содержит приглашение на какое-то мероприятие;
7. письмо-прошение — содержит просьбу сделать или прекратить какое-то действие, побудить к действию и т. п.;
8. письмо-рекомендация — письмо с прежнего места работы, характеризующее профессиональные качества соискателя работы или письмо с рекомендациями известного адресату письма партнёра, фирмы.
9. письмо-соболезнование — содержит соболезнования по какому-то поводу;
10. инструктивное письмо — содержит указания и разъяснения подведомственным организациям;
11. сопроводительное письмо — состоит в сообщении адресату о направлении каких-либо сопроводительных (неадресованных) документов, материальных ценностей и т. п.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

1. Регламентированные — составляются по определённому установленному образцу.
2. Нерегламентированные — содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По количеству адресатов :

1. Обычные — направляются на один адрес от имени одного корреспондента.
2. Циркулярные — направляются целому ряду учреждений (например, руководящим учреждением своим структурным подразделениям (несколько адресов)).
3. Коллективные — направляются на один адрес, но пишут его от имени нескольких корреспондентов.

По форме отправления деловые письма могут быть:

1. Конвертные — отосланные с помощью почты в конверте (почтовое отправление).
2. Электронные — отосланные в электронном виде на e-mail (электронная почта).
3. Факсовые — отосланные факсом (факсовое сообщение).

Структура текста письма

Текст письма состоит, как правило, из вводной и основной частей, логически связанных между собой. В вводной части указываются факты, события, обстоятельства, повлёкшие написание письма, ссылки на нормативные документы, инструкции и т. д. В основной части излагается содержание письма, в зависимости от его тематического признака — просьба, предложение, сообщение и т. д.

Тексты писем в сравнении с другими документами являются самыми демократичными и богатыми относительно использования лексико-грамматических и стилистических языковых средств.

Написание делового письма — это настоящее искусство, ведь тексты писем в наименьшей степени трафаретны и унифицированы. «Обычно мы заботимся лишь о том, чтобы чётко и лаконично изложить информацию, а забываем, что эта корреспонденция не просто важная часть бизнеса, но и наше лицо». Чтобы овладеть искусством переписки, следует усвоить правила ведения деловой корреспонденции.

Служебные письма пишут или печатают на бланке или чистом листе бумаги только с одной стороны. Если письмо состоит из нескольких листов, то на бланке выполняется только первая страница, а последующие — на чистых листах. Для удобства с обеих сторон страницы оставляют поля: левое — не менее 30 мм; правое — не менее 8 мм; верхнее — 20 мм; нижнее — 16—19 мм.

Нумерация страниц. В письмах, оформленных на двух и более листах бумаги, нумерацию страниц начинают со второй. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края. Возле цифр не ставят никаких пометок.

Рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой. Рубрикация является внешним выражением композиционного строения письма. Простейшая рубрикация в письмах — разделение текста на абзацы.

Абзац указывает на переход от одной мысли к другой и должен составлять три интервала от поля.

Типичный абзац имеет три части:

1) зачин (формулируется тема абзаца, то есть сообщается, о чём речь пойдёт далее);

2) фраза (излагается основная информация абзаца);

3) комментарии (суммируется то, о чём шла речь в абзаце).

Текст письма печатается через полтора или два интервала. В тексте не должно быть исправлений или подчисток.

Не следует отправлять письмо, написанное через копировальную бумагу, это свидетельствует о неуважении к адресату.

Общепринято отвечать на письма как можно скорее. Специалисты по культуре деловой переписки конкретизируют срок написания ответа адресату в зависимости от содержания письма.

Правила вежливости требуют ответить на полученное письмо в течение 7—10 дней.

Получив письмо-запрос, который требует подробного рассмотрения, следует в течение трёх дней сообщить, что письмо получено, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Письмо-поздравление можно присылать в течение 8 дней с момента получения сообщения об определённом празднестве.

Письмо-соболезнование направляется в течение 10 дней после печального события.

Не следует отвечать на письма наскоро, сгоряча, сразу после получения досадных, поражающих известий.

Реквизиты официального письма

Основные реквизиты письма такие:

1. Государственный герб (для государственных предприятий). Должен быть расположен посередине бланка или слева над серединой строки с названием организации.

2. Логотип или эмблема организации, учреждения или предприятия. Воспроизводится рядом с названием организации.

3. Изображения государственных наград. Располагаются в верхнем левом углу или по центру.

4. Код организации, учреждения или предприятия.

5. Код документа по ОКУД (если есть).

6. Наименование организации. Полное название учреждения, организации или предприятия — автора письма. Воспроизводится вверху слева с помощью штампа или типографским способом (название структурного подразделения разрешается печатать машинописным способом в верхнем левом углу).

7. Почтовый и телеграфный адрес.

8. Номер телефона.

9. Номер факса, телетайпа.

10. Номер счёта в банке (располагают в верхнем левом углу, оформляют в соответствии с почтовыми правилами).

11. Дата; дату (день, месяц, год) записывают в основном словесно-цифровым способом. На бланках дату письма ставят слева вверху на специально отведённом для этого месте. Если письмо написано не на бланке, то указывают дату под текстом слева.

12. Индекс документа.

13. Ссылка на индекс и дату входящего документам.

14. Адресат; письма адресуют организации, учреждению или предприятию, служебному или частному лицу. Название учреждения и структурного подразделения дают в именительном падеже, а наименование должности и фамилию — в дательном.

Если письмо адресовано руководителю учреждения, название которого входит в наименование должности, фамилия и должность даются в дательном падеже, а название учреждения — в родительном.

В адресе можно указывать только название должности, без фамилии и инициалов лица, эту должность занимающего. Это допустимо только при условии, если эта должность единственная в учреждении, организации или на предприятии.

Если лицо, которому присылают письма, имеет учёное звание или учёную степень, то эти сведения указывают перед фамилией. Степени и звания можно записывать в сокращённой форме.

В реквизит «адресат» может входить почтовый адрес. Если письмо адресовано учреждению, почтовый адрес указывают после названия учреждения, структурного подразделения и фамилии должностного лица.

Реквизиты адресата печатают с правой стороны в верхней части страницы. Каждый элемент — название организации, подразделение, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес — даётся с новой строки и с большой буквы. На конверте повторяют адрес получателя письма, начиная с «Кому», а затем указывают «Куда».

15. Заголовок к тексту; начинать письма необходимо с обращения, которое является общепринятой формой вежливости. Проблема выбора обращения является весьма деликатной. Наиболее распространенными являются следующие обращения:

Уважаемый (имя-отчество)!

Уважаемый господин/госпожа... !

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Милостивый государь!

Глубокоуважаемый (имя-отчество)!

Глубокоуважаемый господин... !

В переписке принято указывать звание адресата или его профессию:

Достопочтенный министр!

Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!

Уважаемый директор!

Достопочтенный господин прокурор!

Уважаемый судья!

К президенту государства следует обращаться так:

Ваше Превосходительство Господин Президент!

Достопочтенный Господин Президент!

Глубокоуважаемый Господин Президент!

Господин Президент!

Верующим необходимо запомнить и чётко придерживаться форм обращения к служителям церкви:

Всечестнейший Отец Павел!

Всесветлейший Отче!

Высокопреподобный Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженнейший и дорогой Митрополит!

Высокопреосвященный Владыка Митрополит!

Ваше Святейшество (к Патриарху)!

Обычно обращение к должностному лицу завершают восклицательным знаком и первое слово текста письма пишут с большой буквы и с абзаца.

Отсутствие обращения может быть истолковано как пренебрежение к адресату и нарушение этикета деловой переписки.

16. Текст; текст письма состоит из двух частей: описания фактов или событий, которые послужили поводом для написания письма; выводов и предложений.

Отметку о наличии приложения делают слева под текстом с новой строки. Есть два способа оформления этого реквизита:

1) если письмо содержит приложения, о которых упоминалось в тексте, или те, которые объясняют его содержание, то отметку оформляют так: Приложение: на _ л. в _ экз.

2) если письмо содержит приложения, не указанные в тексте, то их следует перечислить с указанием на количество страниц в каждом из них и количество экземпляров.

Если же письмо содержит большое количество приложений, то отдельно составляют их список, а в письме после текста указывают: Приложение: согласно списку на __ л.

17. Подпись.

18. Фамилия и телефон исполнителя. Подписывает служебное письмо преимущественно руководитель учреждения (организации, предприятия), его заместитель или руководитель структурного подразделения. Если письмо написано на бланке учреждения, то указывают лишь должность, инициалы и фамилию лица, подписывающего письмо (название учреждения не повторяют).

Если письмо написано не на бланке, то указывают полное название учреждения, должность, инициалы и фамилию лица, которое подписывает письмо.

См. также

• Унифицированная система документации