Управление основными средствами

Управление основными средствами (англ. Fixed assets management) ― процесс учёта, который направлен на отслеживание основных средств для целей финансового учёта, профилактического обслуживания и предотвращения краж.

Организации сталкиваются с серьезной проблемой отслеживания местоположения, количества, состояния, технического обслуживания и состояния амортизации своих основных средств. Популярный подход к отслеживанию основных средств использует метки активов с серийными номерами, которые часто представляют собой этикетки со штрих-кодами для удобного и точного считывания. Владелец активов может провести инвентаризацию с помощью мобильного считывателя штрих-кода, а затем составить отчет.

Готовые программные пакеты для управления основными средствами продаются малым и крупным предприятиям. Некоторые системы планирования ресурсов предприятия доступны с модулями основных средств.

Некоторые методы отслеживания автоматизируют процесс, например, с помощью стационарных сканеров для считывания штрих-кодов на железнодорожных грузовых вагонах или путем прикрепления метки радиочастотной идентификации (RFID) к активу.

Программное обеспечение для отслеживания основных средств

Отслеживание активов в нескольких местах

Отслеживание активов является важной задачей каждой компании, независимо от ее размера. Основные средства определяются как любой «постоянный» объект, который бизнес использует внутри компании, включая, помимо прочего, компьютеры, инструменты, программное обеспечение или офисное оборудование. Хотя сотрудники могут использовать определенный инструмент или инструменты, актив в конечном итоге принадлежит компании и должен быть возвращен. И поэтому без точного метода отслеживания этих активов компании было бы очень легко потерять контроль над ними.

Программное обеспечение для отслеживания активов позволяет компаниям отслеживать, какими активами они владеют, где они находятся, у кого они есть, когда они были проверены, когда они подлежат возврату, когда они запланированы на техническое обслуживание, а также стоимость и амортизация каждого актива.

Опция отчетности, встроенная в большинство решений для отслеживания активов, предоставляет готовые отчеты, включая активы по категориям и отделам, возврат и выезд, чистую балансовую стоимость активов, просроченные активы, историю аудита и транзакции.

Вся эта информация фиксируется в одной программе и может использоваться как на ПК, так и на мобильных устройствах. В результате компании сокращают расходы за счет предотвращения потерь и улучшения обслуживания оборудования. Они сокращают закупки нового и ненужного оборудования, а также могут более точно рассчитывать налоги на основе графиков амортизации.

Наиболее часто отслеживаемые активы:

• машины и оборудование
• зданий
• светильники и фурнитура
• долгосрочные инвестиции
• машинное оборудование
• транспортные средства и тяжелое оборудование

Программное обеспечение для отслеживания активов (англ. Asset tracking) часто используется для отслеживания как информации об активе для целей финансовой отчетности, так и физического местоположения актива. Элементы отслеживания финансовой отчетности часто связаны с процедурами бухгалтерского учета и потребностями в оценке, но могут относиться или не относиться к информации о местоположении.

Программное обеспечение для отслеживания местоположения активов часто использует один из двух подходов к мониторингу местоположения активов. Первый подход заключается в использовании физического устройства слежения для предоставления данных о физическом местоположении. Это может принимать форму маяка слежения Bluetooth или блока GPS-слежения. Второй подход заключается в отслеживании местоположения «ответственной стороной». В этом подходе программное обеспечение использует одноранговые процедуры назначения и принятия, чтобы позволить людям принять на себя ответственность за активы. Затем местоположение актива определяется на основе лица, которое взяло на себя ответственность.

Ссылки

• Fixed assets management // Английская Википедия
• Towards better management of public sector assets
• Democratising Data Privacy

Одним из источников этой статьи является статья в википроекте «Руниверсалис» («Руни», руни.рф), называющаяся «Управление основными средствами». Материал указанной статьи полностью или частично использован в Циклопедии по лицензии CC BY-SA. Всем участникам Руниверсалиса предлагается прочитать «Обращение к участникам Руниверсалиса» основателя Циклопедии и «Почему Циклопедия?».