Единица хранения архивных документов

Единица хранения архивных документов — это единица систематизации документов архивного фонда в архиве организации, которая учитывается под самостоятельным номером. Единица хранения представляет собой совокупность архивных документов (по тематическому признаку или видам документов) или отдельный документ.

Каждая единица хранения является учётно-классификационной единицей в пределах архивного фонда организации. Систематизация осуществляется по следующим признакам:

• структурный — в зависимости от принадлежности единиц хранения к структурным подразделениям организации;
• хронологический — по хронологии периодов или дат, к которым относятся единицы хранения;
• функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный — по функциям организации, тем или вопросов, раскрывающих содержание единиц хранения;
• номинальный — по видам и разновидностям документов;
• корреспондентский — по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;
• географический — по географическим названиям территорий, населенных пунктов и других географических объектов, с которыми связаны содержание документов, авторы, корреспонденты;
• авторский — по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов.

Единицы хранения вносятся в архивные описи и оформляются в порядке, обеспечивающем учёт, поиск и использование архивных документов.

Единицей хранения на бумажном носителе является дело — обособленная, связанная по содержанию совокупность документов организации. Дела относятся к одному вопросу, событию, объекту и объединены единым процессом делопроизводства. Если дело состоит из нескольких частей, то каждая из них представляет собой единицу хранения.

Описание дел предусматривает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик:

• наименование организации и её непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер тома (части);
• заголовок дела (тома, части);
• крайние даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Эти характеристики в совокупности составляют опись (элемент информации о деле).

Характеристики дел, отличающихся от основного состава фонда по языку, способу воспроизведения, материалу дополняются характеристиками с указанием этих особенностей. При описании многотомных дел вводится характеристика, указывающая номер тома.

Состав и форма изложения информационных характеристик при описании дел с учётом дифференцированного подхода к описанию зависят от категории описываемых документов.

Ссылки

• Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». — М., 2015. — 97 с.