Электронный документооборот
Электро́нный документооборо́т — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства»[1].
Настоящие документы обычно подписываются электронной цифровой подписью. А также электронным документооборотом называют способ обработки настоящих документов с помощью разных электронных носителей информации. Виктор Михайлович Глушков внёс вклад для развития электронного документооборота в России. Учёный, автор книги «Основы безбумажной информатики», в которой описал идеи электронного документооборота[2].
Основные принципы электронного документооборота[править]
- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов[3].
Преимущества и недостатки[править]
Преимущества:[править]
- Полностью автоматизировать процесс работы с документами;
- Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
- Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
- Наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
- Обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
- Повысить эффективность работы с документами;
- Повысить корпоративную культуру работы с документами;
- Значительно уменьшить объёмы бумажного документооборота;
- Сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
- Обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов[3];
Недостатки:[править]
- Проблема сохранности документов.
- В любой момент в компьютерную систему может попасть вирус, может не сработать система сохранения документации. Проблему решают путем созданием системы резервирования.
- Проблемы с персоналом, занятым в системе.
- При автоматизации документооборота возможен негативный отклик со стороны сотрудников, привыкших к традиционным методам работы и не обладающих достаточной компетенцией в области электронного документооборота, что может привести к непониманию ими своих функциональных обязанностей. В данном контексте ключевую роль играет человеческий фактор, поскольку эффективность функционирования системы напрямую зависит от качества выполнения персоналом своих задач. В связи с этим особую значимость приобретает корректная организация процесса ввода данных.
- Большие затраты для предприятия при внедрении системы.
- Внедрение системы электронного документооборота сопряжено со значительными финансовыми затратами для предприятия, включающими приобретение программного обеспечения, его адаптацию под специфику бизнес-процессов и обучение персонала.
- Географические проблемы.
- Электронный обмен документами возможен не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим предприятиям приходится параллельно вести как электронный обмен документами, так и обычный — традиционный «бумажный»[2].
Система электронного документооборота[править]
Система электронного документооборот (СЭД) представляет собой программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами. Согласно «Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения», процессы документационного обеспечения управления в СЭД должны включать: ввод документа; доведение документа до пользователя; согласование и подписание документа; отправку, хранение и учёт документов, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив. При подписании и согласовании электронных документов используется электронная подпись. Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признаётся электронным документом, равносильным документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации[4].
В СЭД на каждый электронный документ или дело создается регистрационно-контрольная карточка (РКК), которая обеспечивает управление документом (делом), в том числе его поиск и доступ к документу, контроль, хранение, использование и др. В РКК вносят следующие сведения: адресант; адресат; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; дата поступления документа; входящий регистрационный номер документа; сведения о связанных документах; заголовок к тексту; индекс дела по номенклатуре дел; сведения о переадресации документа; количество листов основного документа; отметка о приложении; указания по исполнению документа; отметка о контроле; гриф ограничения доступа; сведения об электронной подписи[4].
СЭД должна обеспечивать контроль доступа к документам. Данная система должна выполнять протоколирование и сохранять сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными. Периодически возникает необходимость внесения каких-либо сведений сразу в большое количество карточек, например сведения о миграции документов на другой носитель, об изменении места хранения дел или выделении документов к уничтожению[4].
СЭД должна уметь группировать дела (документы) по всем полям РКК с учётом хронологических рамок и с использованием полнотекстового поиска. Возможности поиска желательно не ограничивать только отдельными полями, так как невозможно спрогнозировать, какого типа поисковый запрос доведется выполнять, например, может в качестве поискового поля быть использовано даже поле «количество листов дела», если потребуется отобрать дела, например, объёмом более 150 листов[4].
Электронные документы хранятся в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. После присвоения документу статуса «архивный документ» и документ, и РКК становятся доступны только в режиме «чтение», а для сотрудников архива становятся активны архивная часть карточки и соответствующий функционал[4].
Носители электронных документов после истечения срока хранения в архиве организации передаются на хранение в государственный или муниципальный архив, а в РКК делается соответствующая отметка[4].
Этапы внедрения системы электронного документооборота[править]
Первый этап внедрения системы электронного документооборота включает в себя анализ ситуации, проведения в организации исследования документооборота, изучая его во всех аспектах для:
- получения информации о состоянии документооборота в организации;
- определения круга субъектов, который затронет внедрение электронного документооборота;
- установления уровня сложности внедрения проекта СЭД;
- определение затрат, которые необходимы для внедрения электронного документооборота и др.
Второй этап — установление целей внедрения электронного документооборота:
- уменьшение затрат на управление бумажной документацией;
- эффективное управление организацией на всех уровнях;
- управление данными, возможность накопления информации в одной системе, что упростит поиск документов;
- повышение скорости работы и взаимодействия между структурными подразделениями организации;
- создание удобств для ведения учётов и отчётностей;
- оптимизация бизнес-процессов.
Определение целей внедрения электронного документооборота позволяет идентифицировать проблемы существующего документооборота в организации до внедрения системы электронного документооборота. Далее следует определить критерии выбора системы электронного документооборота. На это влияет огромное количество факторов, зависящих как от самой организации, так и от вида системы электронного документооборота.
К факторам, влияющим на выбор определённой системы электронного документооборота со стороны организации, относятся: масштаб организации, наличие различных структурных подразделений, техническое оснащение, наличие квалифицированных специалистов, состояние документооборота до внедрения системы электронного документооборота, а также финансовые возможности организации.
Следующий этап — непосредственное внедрение системы электронного документооборота, которое включает в себя:
- разработку базы данных системы электронного документооборота;
- создание электронных форм документов;
- разработку механизмов регистрации, визирования, согласования, исполнения;
- разработку необходимой технической документации к системе электронного документооборота, то есть написание инструкций к эксплуатации СЭД;
- обучение персонала использованию системы электронного документооборота и т. д.
Далее наступает этап анализа результатов внедрения СЭД. Организация анализирует работы СЭД после её внедрения, находит ошибки, недочёты, моменты, которые нуждаются в доработке для дальнейшего нормального и эффективного функционирования системы и развития организации. Также принимает во внимание отзывы пользователей о данной системе, чтобы сформировать наиболее удобный интерфейс для самих же пользователей. Причём данный этап важен, и он реализуется уже и после внедрения СЭД, чтобы при необходимости можно было привести систему электронного документооборота в соответствие с законодательством РФ, а также с современными техническими возможностями и требованиями самой организации[5].
См.также[править]
Литература[править]
- Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. — 2019. — 467 с. — ISBN 978-5-6040204-6-3.
- Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. — ТЕРМИКА, 2017. — 475 с. — ISBN 978-5-9906894-8-0.
Примечания[править]
- ↑ «Система электронного документооборота, ее преимущества и переход на электронный документооборот». ISSN 2712-8814.
- ↑ 2,0 2,1 «Электронный документооборот: преимущества и недостатки». ISSN 2782-1994.
- ↑ 3,0 3,1 «Электронный документооборот.». ISSN 1991-9492.
- ↑ 4,0 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 «Системы электронного документооборота».
- ↑ «Анализ преимуществ и проблем внедрения системы электронного документооборота в организацию». ISSN 2782-1595.
![]() | Одним из источников, использованных при создании данной статьи, является статья из википроекта «Знание.Вики» («znanierussia.ru») под названием «Электронный документооборот», расположенная по следующим адресам:
Материал указанной статьи полностью или частично использован в Циклопедии по лицензии CC-BY-SA 4.0 и более поздних версий. Всем участникам Знание.Вики предлагается прочитать материал «Почему Циклопедия?». |
---|