Бухгалтерский документ

Бухгалтерский документ (англ. accounting document) ― письменное свидетельство факта совершения хозяйственной операции или право на её совершение.

Определение

По мнению ряда экономистов бухгалтерский документ ― это письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции или право на её совершение.

Согласно ФСБУ, под документами бухгалтерского учёта понимаются первичные учётные документы и регистры бухгалтерского учёта.

Форма

Бухгалтерский документ составляются по установленным формам на бланках, отпечатанных типографским способом. В отдельных случаях, когда для документального оформления какой-либо хозяйственной операции нет утвержденной формы документа (бланка), допускается составление документов произвольной формы.

Документация ― это оформление хозяйственных операций бухгалтерскими документами. От качества документации зависит достоверность данных бухгалтерского учёта и отчётности, ибо все записи в учёте основываются на документах.

Бухгалтерские документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственных операций, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. Записи в бухгалтерских документах производятся чернилами, типографическим способом или при помощи печатного оборудования.

Право подписи на бухгалтерских документах

Право подписи на бухгалтерских документах ― это полномочие руководителя учреждения, главного бухгалтера или его заместителя, или другого уполномоченного лица на подписание бухгалтерских документов в бухгалтерии. Документы без подписи уполномоченного лица считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

Виды бухгалтерских документов

• кассовые документы оформляются в соответствии с Положением о ведении кассовых операций. Ошибки, допущенные в документах, исправляются установленными способами.
• банковские документы оформляются в соответствии правилами банка.

Работа с бухгалтерскими документами

Унификация бухгалтерских документов

Для упрощения и облегчения составления, обработки и использования бухгалтерских документов производится их унификация и стандартизация.

Унификация бухгалтерских документов ― это установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях.

Классификация бухгалтерских документов

Для обеспечения правильного использования производится классификация бухгалтерских документов.

Классификация бухгалтерских документов ― это группировка бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования по определённым признакам:

• по назначению:

― распорядительные, и

― оправдательные;

― комбинированные,

― и документы учётного оформления.

• по порядку составления:

― первичные документы, и

― сводные документы.

• по способу отражения хозяйственных операций:

― разовые, и

― накопительные документы.

• по месту составления:

― внутренние (документы, составленные на данном предприятии), и

― внешние документы (поступают от других предприятий).

• по качественным признакам:

― полноценные (составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию), и

― неполноценные документы (не удовлетворяющий требованиям).

Группировка бухгалтерских документов

Группировка бухгалтерских документов ― подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные.

Правила группировки бухгалтерских документов

Правила группировки бухгалтерских документов ― это свод определённых правил группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу: подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Документы в отчетах располагаются в определённой последовательности (например, объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце ― приложения). Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса. Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Расценка бухгалтерских документов

Расценка бухгалтерских документов ― это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

Документооборот

Бухгалтерские документы должны представляться в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Распоряжения главного бухгалтера о порядке составления и представления документов являются обязательными для всех работников предприятия. Должностные лица, подписавшие бухгалтерский документ, несут ответственность за правильность всех его данных (реквизитов). Бухгалтерия имеет право принимать к учёту только полноценные документы. Бухгалтерские документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций.

Хранение документов бухгалтерского учёта

После использования в учёте документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы утилизируются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определённый путь, используются на различных стадиях учётного процесса, то есть совершают документооборот. Ответственность за организацию хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

См. также

• Первичный документ
• Бухгалтерская запись

Источники

Одним из источников этой статьи является статья в википроекте «Руниверсалис» («Руни», руни.рф), называющаяся «Бухгалтерский документ». Материал указанной статьи полностью или частично использован в Циклопедии по лицензии CC BY-SA. Всем участникам Руниверсалиса предлагается прочитать «Обращение к участникам Руниверсалиса» основателя Циклопедии и «Почему Циклопедия?».