Учётная ошибка

← другие значения

Учётная ошибка (бухгалтерская ошибка, ошибка учёта; англ. accounting error) ― ошибка в элементе учёта, которая не была вызвана намеренно, включает в себя расхождения в стоимостном выражении или может быть ошибкой в неправильном использовании учётной политики (т.е. ошибкой соответствия).

Определение

По мнения ряда экономистов, учётная ошибка ― это неправильное отражение операций в бухгалтерском учете, вызванное ошибкой, а не сознательным мошенничеством.

Бухгалтерская ошибка — это ошибка в бухгалтерской проводке, которая не была преднамеренной.

Неточность или пропуск в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учёте или бухгалтерской отчётности организации, выявленная в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения или неотражения таких фактов хозяйственной деятельности не является ошибкой по ПБУ 22/2010.

Бухгалтерскую ошибку не следует путать с мошенничеством, которое представляет собой преднамеренную ошибку в бухгалтерском элементе, обычно с целью сокрытия или изменения данных для личной выгоды.

Типы учётных ошибок

Самые распространенные типы учётных ошибок:

• ошибка при вводе данных (data entry error);
• ошибка пропуска (omission error);
• ошибка дублирования (duplication error);
• ошибка транспозиции (transposition error);
• компенсирующая ошибка (compensation error);
• ошибка принципа (principle error);
• ошибка реверсирования записи (entry reversal error);
• ошибка закрытия (closing error);
• ошибка контировки (commission error);
• ошибка сверки (reconciliation error).

Ошибки при вводе данных

Ошибки при вводе данных ― это ошибки, которые возникают, когда вводятся (или не регистрируются) данные в бухгалтерскую систему:

• ошибки из-за двусмысленности (при вводе не учитываются разные значения ― разный формат дат, коды компаний);
• ошибки из-за дезорганизованности (работа оператора по заводу больших данных в систему требует высокой организации исполнителя, рабочего места и заводимых данных, которые должны быть классифицируемы, индексируемы, находиться в определённых папках);
• ошибки из-за несоответствия после изменений (при многократном обновлений и реклассификаций данных, старые и новые обозначения, коды, артикулы становятся непоследовательными);
• ошибки из-за несоответствия представления значений (используемые значения, слова и цифры должны быть согласованы на протяжении всех задокументированных данных);
• ошибки из-за скорости, которая важнее точности (поспешный ввод данных неизбежно приводит к ошибкам);
• ошибки из-за недостаточной квалификации и отсутствия подготовки сотрудников (даже рутинная работа оператора по заводу данных требует достаточной квалификации как по работе с программами, так и по работе с форматами ввода данных);
• ошибки из-за отсутствия сфокусированности (обработка огромного количества проектов подряд требует постоянную концентрацию, отсутствие внимания приведет к тому, что персонал будет неправильно обрабатывать данных, вводить неправильных значений, неправильно интерпретировать информацию);
• ошибка транспозиции, при вводе данных числа и слова меняются местами непреднамеренно, что приводит к неправильным последовательностям, потери данных.

Ошибка пропуска

Ошибка пропуска ― это когда запись не была сделана, даже если транзакция произошла за период. Например, счет кредиторской задолженности, который представляет собой краткосрочную задолженность компаний перед поставщиками и продавцами, не кредитуется, когда товары были приобретены в кредит. Это обычное дело, когда есть много счетов-фактур от поставщиков, которые необходимо записать, и счет-фактура теряется или не записывается должным образом. Пропуск может также возникнуть в связи с забыванием продажи продукта клиенту или доходе, полученном от дебиторской задолженности. Ошибка пропуска ― ошибка, которая заключается в том, что вы не сделали того, что должны были сделать, или не указали что-то, например сумму или факты, которые должны быть указаны.

Ошибка дублирования

Ошибка дублирования ― это когда бухгалтерская проводка дублируется, то есть она списывается или кредитуется дважды за одну и ту же запись (когда расходы были списаны дважды на одну и ту же сумму).

Ошибка транспозиции

Ошибка транспозиции ― это когда учётчик случайно переворачивает две соседние цифры при записи транзакционных данных, что приводит к существенным финансовым несоответствиям. Ошибки транспозиции являются частным случаем ошибок транскрипции.

Компенсирующая ошибка

Компенсирующая ошибка — это когда одна ошибка была компенсирована смещением записи, которая также является ошибочной. Например, неправильная сумма регистрируется в инвентарных запасах и уравновешивается той же неправильной суммой, учитываемой в кредиторской задолженности для оплаты этих запасов.

Ошибка принципа

Ошибка принципа бухгалтерского учета возникает, когда принцип (стандарт, положение) бухгалтерского учёта применяется ошибочно. Например, закупку оборудования начинают учитывать как операционные расходы.

Ошибка реверсирования записи

Ошибка реверсирования записи ― это когда бухгалтерская проводка проводится в неправильном направлении, что означает, что дебет был записан как кредит или наоборот. Например, себестоимость проданных товаров, которая содержит сырье и товарно-материальные запасы, кредитуется вместо дебетования, а готовые запасы дебетуются, а не кредитуются.

Ошибка закрытия

Ошибки закрытия ― это внесение изменений в бухгалтерскую систему после закрытия периода, что требует повторного закрытия периода.

Ошибка сверки

Ошибка сверки ― это когда бухгалтерия, проводя сверку расчётов с контрагентом, формирует неправильный Акт сверки взаимных расчетов, в котором:

• отражаются поступления денежных средств, которые не были отображены в вашей банковской выписке (сбой предоставления банковских выписок), что влечёт несоответствие оборота по банку и бухгалтерской системы;
• не отражаются поступления средств в кассовой книге, если контрагент не был внесён в справочник бухгалтерской системы (он ещё не создан), деньги упускаются из виду (депонированы на невыясненных платежах) и вообще не учитываются по данному контрагенту;
• отражается поступление большего количества средств в бухгалтерской системе, чем фактически пришло по банковской выписке (заранее было сформировано ожидаемое поступление от клиента по плановой сумме, к которому было привязано поступление с некорректированной суммой);
• не были отражены по конкретному контрагенту выписанные вручную чеки из чековой книжки, переданные денежные документы, векселя и т.п.;
• отражаются задвоенные выплаты из-за двойной обработки загруженных банковских выписок в течение одного дня;
• отражаются проводки в неправильном месяце (фактический расход по банковской выписке прошёл в одном месяце, а отражение выплат в базе учтено на момент составления платежного поручения в предыдущем месяце (квартале, году), или контрагент отражает поступление наших денежных средств по фактическому приходу ― в следующем месяце);
• не отражаются обороты по конкретному контрагенту из-за обработки банковских выписок без ввода их в бухгалтерскую систему и соответственно без бухгалтерской проводки по конкретному контрагенту (автономная работа казначея с банк-клиентом);
• отражается задвоение оплаты комиссий дважды в одном и том же месяце за один и тот же день;
• отражается задвоение платежей при получение наличных от контрагента (первое поступление), перевод данных средств на расчетный счет в банк (эквайринговая операция), а затем их повторное отражение получения по тому же контрагенту, когда средства проходят по банковской выписке, без очищения в банковской выписке;
• отражается поступление неизвестных средств и последующее отражение их на невыясненных платежах, после нахождения нужного клиента отражается поступление по данному контрагенту без отмены исходного неопознанного платежа. Это приводит к недостаче по кассовой книге (средства были введены дважды, а фактически получены только один раз).

Ошибка контировки

Ошибка контировки ― это ошибка, когда дебет или кредит записывается на правильный счет, но не на правильный аналитический или синтетический счет. Например, деньги, полученные от клиента, зачисляются на счет дебиторской задолженности, но не тому клиенту. Ошибка будет отображаться во вспомогательной книге дебиторской задолженности, которая содержит все счета-фактуры и транзакции клиентов. Платеж поставщику, который записан как кредиторская задолженность, но по неправильному счету-фактуре или поставщику, также является ошибкой контировки. Ошибка будет отображаться как учтенная не тому поставщику в книге кредиторской отчетности.

Ошибка первоначальной записи

Ошибка первоначальной записи (error of original entry) ― это когда на счёт заносится неправильная сумма. Ошибка, допущенная для неправильной суммы, также будет отражена на любом из других счетов, связанных с транзакцией. Другими словами, все задействованные счета будут сбалансированы, но на неправильные суммы.

Ряд экономистов предлагают другую классификацию типичных ошибок в бухгалтерском учёте:

• технические ошибки:

― арифметическая ошибка;

― описка;

― пропуск.

• процедурные ошибки:

― ошибка при документировании операций, при отсутствии первичных документов по различным операциям, при фальсифицировании документов по неосуществлённым операциям;

― ошибка в периодизации;

― ошибка в корреспонденции счетов;

― ошибка в оценке;

― ошибка в представлении информации в отчетности.

• программные ошибки:

― устаревшая или неверно настроенная программа бухгалтерского учёта;

― сбой в работе компьютера.

См. также

• Исправление ошибок в бухгалтерском учёте

Источники

Одним из источников этой статьи является статья в википроекте «Руниверсалис» («Руни», руни.рф), называющаяся «Учётная ошибка». Материал указанной статьи полностью или частично использован в Циклопедии по лицензии CC BY-SA. Всем участникам Руниверсалиса предлагается прочитать «Обращение к участникам Руниверсалиса» основателя Циклопедии и «Почему Циклопедия?».